Daniel Guagnin - Erfahrungsaustauschkreis KI und Digitalisierung

KI und Digitalisierung verändern Unternehmen tiefgreifend – doch wie gelingt der Einstieg jenseits von Hype und Heilsversprechen? Dr. Daniel Guagnin, Moderator des RKW-Erfahrungsaustauschkreises KI und Digitalisierung, gibt Einblicke in die Praxis. Er zeigt, warum die erfolgreiche Einführung weniger eine rein technische als eine organisatorische und kulturelle Aufgabe ist. Im Mittelpunkt stehen die Menschen: ihre Erfahrungen, Erwartungen und ihr Wissen über bestehende Prozesse. Unternehmen profitieren besonders vom offenen Austausch über Herausforderungen, Lösungsansätze und auch Fehlversuche. Denn nachhaltige Transformation entsteht dort, wo Perspektiven zusammenkommen und gemeinsam tragfähige Lösungen entwickelt werden.

1. Was sollten unsere Lesenden über Ihren beruflichen Weg wissen?

Mein beruflicher Weg war alles andere als geradlinig – ich habe Abstecher in ganz unterschiedliche Bereiche gemacht, weil mich vor allem die Schnittstellen zwischen Technik und Gesellschaft faszinieren.

Angefangen habe ich in Forschungsprojekten an der Technischen Universität Berlin zu Datenschutz und Grundrechten im Kontext digitaler Technologien. Später habe ich über Open-Source-Software promoviert und untersucht, welche Rolle Nutzende hierbei in technische Entwicklungsprozesse eingebunden werden. Anschließend habe ich in der Datenschutzberatung Audits durchgeführt, für einen Projektträger Forschungsvorhaben begleitet – und schließlich in der Softwareentwicklung Kundinnen und Kunden eines Cloudanbieters betreut. Immer ging es dabei um Herausforderungen der Techniknutzung für Organisationen und den Umgang damit. Wo liegen die echten Probleme? Wo hakt es in der Praxis? Dafür habe ich mich in die unterschiedlichsten technischen Sachverhalte vertieft.
Heute leite ich Forschungsprojekte zur Gestaltung der Digitalisierung. Was mich durch all die Jahre begleitet hat, ist eine zentrale Frage: Was macht Technik mit den Menschen – und was machen Menschen mit Technik?  Wie können wir Menschen befähigen, Technik nicht nur zu nutzen, sondern sie sinnvoll einzusetzen, anzuwenden und in Organisationen zu verankern? Genau dieser Austausch mit Unternehmen – wie ich ihn aktuell im Erfahrungsaustauschkreis KI des RKW Bayern begleite – ist für mich besonders spannend.

2. Wie sind Sie eigentlich zum RKW Bayern gekommen?

Der Kontakt entstand über ein vierjähriges Forschungsprojekt (kidd-prozess.de), das ich beim nexus Institut in Berlin geleitet habe. Dort haben wir mit Unternehmen an der Einführung von KI gearbeitet – immer mit dem besonderen Fokus, Diskriminierung zu vermeiden und den Menschen in den Mittelpunkt der Entwicklung zu stellen.
Im Rahmen dieses Projekts haben wir einen Einführungsprozess für KI entwickelt, der besonders die unterschiedlichen Rollen, Identitäten und Hintergründe der Mitarbeitenden berücksichtigt – ebenso wie ihre persönlichen Hoffnungen und Befürchtungen. Denn: Eine Organisation ist nur so klug wie ihre Teams – und diese kennen ihre Routinen, Prozesse und Bedürfnisse am besten. Wenn man diese Perspektiven berücksichtigt, gelingt Digitalisierung, weil man die Menschen überzeugt und mitnimmt.
Aus diesen Erkenntnissen haben wir Schulungen für Digitalisierungscoaches (für die Initiative Neue Qualität der Arbeit des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales) konzipiert. Wir kamen mit dem RKW Bayern ins Gespräch, führten gemeinsame Workshops durch – und daraus entwickelte sich schließlich die Kooperation für den Erfahrungsaustauschkreis KI. Seit etwas mehr als einem Jahr organisieren wir dort regelmäßig Veranstaltungen, in denen wir mit Unternehmen über die strategische Einführung von KI, Steuerungsfragen und technische Umsetzung diskutieren.

3. Was motiviert Sie ganz persönlich, einen Erfahrungsaustauschkreis zu KI und Digitalisierung zu moderieren?

Bei nexus steht Partizipation im Mittelpunkt – und die bedeutet für mich zweierlei:
Erstens die Beteiligung von Einzelnen, wie bei Bürger:innen- oder Mitarbeitendenbeteiligung. Zweitens – und das ist entscheidend – den Erfahrungsaustausch zwischen unterschiedlichen Interessengruppen.
Ob es um die Gestaltung von Technik für die Gesellschaft geht oder um die Einführung neuer Technologien in Unternehmen: Der größte Gewinn liegt darin, voneinander zu lernen – über Unterschiede, Gemeinsamkeiten, Stolpersteine, Best Practices und auch die „Fuck-ups“. Denn warum sollte jede und jeder alles selbst ausprobieren müssen?

4. Verraten Sie uns Fun-Fact über Sie – und was sagt er über Sie als Mensch aus?

Ich habe ein breit gefächertes Interessenspektrum und engagiere mich in ganz unterschiedlichen Bereichen.
Genau das macht den Erfahrungsaustauschkreis KI für mich so reizvoll: Jedes Unternehmen hat seine eigene Geschichte und spezifischen Herausforderungen. Mir gefällt es, mich in diese individuellen Kontexte hineinzudenken, konkrete Lösungen zu diskutieren – und vor allem im Austausch mit anderen zu Erkenntnissen zu kommen, statt im stillen Kämmerlein die perfekte Antwort zu suchen.

5. KI und Digitalisierung sind in aller Munde – aber warum sind sie aus Ihrer Sicht weit mehr als nur ein Trendthema? Welche konkreten Auswirkungen erleben Sie aktuell in Unternehmen?

KI und Digitalisierung sind sehr wohl Trendbegriffe. Nehmen wir „KI“: Der Begriff wird aktuell so inflationär und generisch verwendet. Dabei bedeutet „Intelligenz“ im Deutschen etwas ganz anderes als das englische „intelligence“, das in „AI“ eher für Informationsverarbeitung steht. Die deutsche Assoziation mit „intellektueller Leistungsfähigkeit“ ist irreführend – und der Ersatz menschlicher Intelligenz bleibt ein Marketingversprechen der KI-Industrie.

Viele stehen nun vor der Frage, wo sie überhaupt sinnvoll ansetzen sollen – zwischen übertriebenen Heilsversprechen und der nüchternen Erkenntnis, dass KI keine Wunderwaffe ist. Die Systeme produzieren nicht nur Ergebnisse, sondern auch Fehler, technische Abhängigkeiten sowie Fragen nach Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität. Letztere sind übrigens die IT-Sicherheits-Schutzziele und zugleich eine wichtige Frage der technologischen Souveränität: Wie viel Kontrolle habe ich über meine Systeme? Kann ich sie gegebenenfalls austauschen? Hier können Open-Source-Systeme punkten, wenn sie richtig eingesetzt werden.

Qualität und Organisation der Arbeit sind weitere Herausforderungen. Problematisch wird es, wenn Fehler an kritischen Stellen auftreten – etwa bei Entscheidungsprozessen oder in der Kundenkommunikation. Fehler, die sich bei wahrscheinlichkeitsbasierten Modellen, wie sie Chatbots zugrunde liegen, kaum vermeiden lassen.
KI und Digitalisierung zwingen Unternehmen, ihre lang etablierten Arbeitsprozesse grundlegend zu hinterfragen: Wo lassen sich Mensch und Maschine sinnvoll verzahnen? Wie müssen Teams sich neu organisieren, wenn Routinen plötzlich obsolet werden?
Der Wandel vollzieht sich nicht von heute auf morgen – er erfordert klare Ziele, eine strategische Neuausrichtung und vor allem die Bereitschaft, sowohl die Organisation um die Technik herum zu denken als auch die Technik an die Organisation anzupassen.

Historisch betrachtet war das schon immer so: Wie einst das Fließband die Fabrikarbeit revolutionierte, verändern heute digitale Tools die Bürowelt. Doch während die Dampfmaschine zunächst die Produktion umkrempelte, greifen Computer und KI heute in fast jeden Bereich ein – von der Produktion über die Werkstatt bis zum Kundenservice. Jeder dieser Bereiche folgt jedoch einer eigenen Logik, mit spezifischen Anforderungen an die Technik. Wir müssen daher viel stärker über die Anforderungen der einzelnen Organisationen und Arbeitsbereiche nachdenken – am besten gemeinsam im Austausch über Erfahrungen und bei der Entwicklung von Lösungsansätzen.