Erfolgreich mit Produktivitätsmanagement

Wozu brauchen Unternehmen Produktivitätsmanagement? Dazu folgendes Szenario:  

Das Betriebsergebnis schmilzt (seit längerem) langsam ab. Es gibt vage Vermutungen über Ursachen in der mangelnden Produktivität. Aber es ist nicht ganz klar, wo man ansetzen soll. Aktuell kommen noch enorme Preissteigerungen und Lieferengpässe dazu. Die Geschäftsführung steckt in einem Dilemma. Einerseits will sie sich nicht vorwerfen lassen, tatenlos zugesehen zu haben. Andererseits will sie sich auch nicht einer fremden Unternehmensberatungsfirma ausliefern und das ganze Unternehmen umkrempeln. Dazu kommt die Verantwortung für das Unternehmen und die Mitarbeitenden.

An dieser Stelle kann das sogenannte Produktivitätsmanagement helfen. Es ist eine praxisnahe und erfolgreiche Methode, um Unternehmen (wieder) erfolgreicher aufzustellen. Dabei müssen weder teure Unternehmensberatungsfirmen ins Haus geholt, noch das gesamte Unternehmen auf den Kopf gestellt werden. Es ist jedoch häufig hilfreich von außerhalb Impulse und Anleitung zur Verbesserung des Produktivitätsmanagements zu bekommen.

Praxisnahe Beratung zum Produktivitätsmanagement bietet das RKW Bayern mit dem Berater Dr. Rainer Feldbrügge an. Das RKW ist ein Partner ohne Hintergedanken, denn es wird von Mitgliedsunternehmen getragen und ist dem Erfolg des Mittelstands verpflichtet. Dr. Rainer Feldbrügge ist ausgewiesener Experte und Buchautor für Prozessmanagement.

Erfahren Sie hier anhand einer Case Study, wie eine erfolgreiche Beratung aussehen kann. Das Beispiel zeigt, wie durch die gemeinsam durchgeführte Analyse und Beratung durch das RKW die Prozesse im Unternehmen verbessert wurden. Produktivitätsmanagement par exellence!

Das Unternehmen:

Bei unserem Beispiel handelt es sich um ein metallverarbeitendes Unternehmen, spezialisiert zur Instandsetzung von Maschinen. Es ist familiengeführt und hat 250 Mitarbeitende.

Die Ausgangslage:

Über mehrere Jahre war der Umsatz zwar kontinuierlich gestiegen, das Betriebsergebnis stagnierte hingegen. Vor allem in der Auftragssteuerung war die Zahl der Mitarbeitenden überproportional gestiegen. Der Umsatz pro Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter war zusammengeschrumpft. Die Lagerbestände für Ersatzteile wichen erheblich von den Lagerdaten ab. Die eingesetzte Unternehmenssoftware forderte umständliche Arbeitsgänge und lieferte wenig nützliche Auswertungen. Die Rückmeldung der Geschäftsführung: „Wir arbeiten nicht anders als vor ein paar Jahren, aber wir erwirtschaften damit deutlich weniger Gewinn.“

Die Analyse:

In Gesprächen mit Geschäftsführung und zahlreichen Mitarbeitenden hat das Beratungsteam des RKW Bayern herausgearbeitet, wie sich der Kernprozess des Unternehmens verändert hat. Durch immer neue Ausnahmen und Sonderlösungen wurde der Prozess immer komplexer. In der Unternehmenssoftware wurde versucht, diese Komplexität nachzubilden. Eigene Belegtypen wurden angelegt. Materialbewegungen wurden auf diesen Belegen mehrfach hin- und her gebucht, so dass die Bestände schon vom Prozess her nicht mehr stimmen konnten.

Durch die Analyse wurde ein weiterer Engpass im Prozess gefunden. Bei Instandsetzungs-Aufträgen gab es Schwierigkeiten die benötigten Ersatzteile (häufig über 1000 Positionen pro Auftrag) zu identifizieren und bei den Maschinenherstellern zu ordern. Hier wechselte der Vorgang zwischen dem Team der Auftragsbearbeitung und dem Ersatzteilservice hin und her. Dieses Ping-Pong bremste nicht nur den Prozess. Der regelmäßige Streit um Kompetenzen und verletzte Befindlichkeiten belastete auch den Teamzusammenhalt. Im Lager eingelagerte und ausgegebene Teile wurden erst verzögert gebucht, ein stimmiger Lagerbestand wurde auf diese Weise illusorisch.

Die Verbesserungen:

Nach der gemeinsamen Analyse durch das RKW Beratungsteam und der Unternehmensleitung, hat das Unternehmen an verschiedenen Stellen Verbesserungen umgesetzt. So wurde die Datenbank der Unternehmenssoftware zum Zeitpunkt der Inventur bereinigt. Die bisher verwendeten individualisierten Belegtypen wurden durch Standardbelege eines üblichen kaufmännischen Geschäftsprozesses ersetzt. Dazu war einiges an Programmieraufwand und Umlernen in allen Teams des Unternehmens erforderlich.

Die Lagerprozesse hat das Unternehmen so umgestaltet, dass jede Bewegung unmittelbar im System gebucht wird. Die Warenbestände, die für Aufträge „unterwegs“ sind, bleiben damit "auf dem Schirm". Vor allem für die Rücknahme von nicht verwendeten Teilen hat das Lager einen sauberen Prozess aufgebaut.

Schließlich haben sich auch Auftragsmanagement und Ersatzteilservice zusammengesetzt und ihre Aufgabenteilung neu bestimmt. In diesem Zug sind einige Mitarbeitende aus dem Ersatzteilservice in das Auftragsmanagement gewechselt. Dort sind sie nun Teil einer technischen Kompetenzgruppe für die verschiedenen Maschinenarten.

Wo die verschiedenen Teams bisher über eingescannte und gemailte Papierbelege miteinander kommuniziert hatten, greift nun ein Workflow, den das zentrale System nachvollziehbar steuert.

Insgesamt sinkt der Aufwand für die Steuerung der Aufträge merklich. Die Mitarbeitenden im Auftragsmanagement gewinnen wieder den Freiraum, um die Kundenbeziehungen zu pflegen und Aufträge zu akquirieren.

Das Fazit:

Mit der Unterstützung des RKW Bayern Beratungsteams konnte die Unternehmensführung Schwachstellen in den Prozessen bestimmen. Die zusammen erarbeiteten Veränderungen wurden mit Augenmaß und unter Einbeziehung aller Beteiligten umgesetzt. Letztlich profitiert das gesamte Unternehmen sowohl in finanzieller Hinsicht, als auch im Hinblick auf Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

RKW-Beratungsangebot zum Produktivitätsmanagement:

Das RKW Bayern berät Sie gerne zur Optimierung der Produktivität in Ihrem Unternehmen. Wir analysieren und durchforsten zusammen mit Ihnen Ihre Prozesse und helfen Ihnen die Produktivität zu steigern. Dabei profitiert das gesamte Unternehmen.

Entdecken Sie die Produktivitätsbremsen im Unternehmen, unnütze Bestände, Liegezeiten, Informationsbrüche, unproduktive Arbeiten und versäumte Chancen. Mit Anleitung des RKW entwickeln Sie Ihren Plan, wie Sie die Produktivität im grünen Bereich halten.

Kontaktieren Sie uns für ein Erstgespräch. Erfahren Sie, wie Sie den Produktivitäts-Check in Ihrem Unternehmen voranbringen.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an:

Josef Wissinger
Tel.: 089 670040-10
Mail: E-Mail Josef Wissinger