Der Produktivität auf der Spur

Das RKW Bayern berät Sie gerne zur Optimierung der Produktivität in Ihrem Unternehmen. Wir analysieren und durchforsten zusammen mit Ihnen Ihre Prozesse und helfen Ihnen die Produktivität zu steigern. Dabei profitiert das gesamte Unternehmen.

Zielgruppe:

Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer sowie Verantwortliche für Finanzen, Produktion, Werksleitung, etc.
Das Angebot zielt auf die Führungsebene im Unternehmen.

Herausforderung:

Das Betriebsergebnis schmilzt (seit längerem) langsam ab. Es gibt vage Vermutungen über Ursachen in der mangelnden Produktivität, aber es ist nicht ganz klar, wo man ansetzen sollte. Aktuell kommen nun auch noch enorme Preissteigerungen und Lieferengpässe dazu.

Die Geschäftsführung steckt in einem Dilemma: Einerseits will man sich nicht vorwerfen müssen, tatenlos zugesehen zu haben. Andererseits will man sich auch nicht einer fremden Unternehmensberatungsfirma ausliefern, und das ganze Unternehmen umkrempeln. Man will sich auch nicht eingestehen müssen, dass man eine Entwicklung verschlafen hat. Und man trägt die Verantwortung für das Unternehmen und die Mitarbeitenden.

Der Partner:

Das RKW ist an dieser Stelle ein Partner ohne Hintergedanken. Denn das RKW wird von Mitgliedsunternehmen getragen und ist dem Erfolg des Mittelstands verpflichtet. Der Referent Dr. Rainer Feldbrügge ist ausgewiesener Experte und Buchautor für Prozessmanagement. In der Zusammenarbeit haben Dr. Feldbrügge und das RKW Bayern bereits erfolgreich Projekte zum Produktivitätsmanagement bearbeitet.

Der Plan:

Entdecken Sie die Produktivitätsbremsen im Unternehmen, unnütze Bestände, Liegezeiten, Informationsbrüche, unproduktive Arbeiten und versäumte Chancen. Mit Anleitung des RKW entwickeln Sie Ihren Plan, wie Sie die Produktivität im grünen Bereich halten.

Kontaktieren Sie uns für ein Erstgespräch. Erfahren Sie, wie Sie den Produktivitäts-Check in Ihrem Unternehmen voranbringen.

Ein Beratungsbeispiel aus der Praxis

Wie eine erfolgreiche Beratung aussehen kann, möchten wir Ihnen anhand einer Case Study aus der Praxis verdeutlichen. Das Beispiel zeigt, wie durch die gemeinsam durchgeführte Analyse und Beratung durch das RKW die Prozesse im Unternehmen vorteilhaft verändert werden können.

Unternehmen:

Ein metallverarbeitendes Familien-Unternehmen zur Instandsetzung von Maschinen mit 250 Mitarbeitenden.

Ausgangslage:

Über mehrere Jahre war der Umsatz zwar kontinuierlich gestiegen, das Betriebsergebnis stagnierte hingegen. Vor allem in der Auftragssteuerung war die Zahl der Mitarbeitenden überproportional gestiegen, der Umsatz pro Mitarbeiterin bzw. Mitarbeiter war zusammengeschrumpft. Die Lagerbestände für Ersatzteile wichen erheblich von den Lagerdaten ab. Die eingesetzte Unternehmenssoftware forderte umständliche Arbeitsgänge und lieferte wenig nützliche Auswertungen. Die Rückmeldung der Geschäftsführung: „Wir arbeiten nicht anders als vor ein paar Jahren, aber wir erwirtschaften damit deutlich weniger Gewinn.“

Analyse:

In Gesprächen mit Geschäftsführung und zahlreichen Mitarbeitenden hat das Beratungsteam des RKW Bayern herausgearbeitet, wie der Kernprozess des Unternehmens nach und nach durch Schleifen, Ausnahmen und Sonderlösungen immer komplexer gestaltet wurde. Im Unternehmen wurde versucht die bestehende Komplexität in der Unternehmenssoftware durch eigene Belegtypen nachzubilden. Materialbewegungen wurden auf diesen Belegen mehrfach hin- und hergebucht, sodass die Bestände schon vom Prozess her gar nicht mehr stimmen konnten.

Ein Engpass im Prozess war es auch, für einen Instandsetzungs-Auftrag die benötigten Ersatzteile (häufig über 1000 Positionen pro Auftrag) zu identifizieren und bei den Maschinenherstellern zu ordern. Hier ging es häufig hin und her zwischen dem Team Auftragsbearbeitung und dem Ersatzteilservice. Dieses Ping-Pong bremste nicht nur den Prozess. Der regelmäßige Streit um Kompetenzen und verletzte Befindlichkeiten belastete auch den Teamzusammenhalt. Im Lager eingelagerte und ausgegebene Teile wurden erst verzögert gebucht, ein stimmiger Lagerbestand wurde auf diese Weise illusorisch.

Aktionen:

Nach der gemeinsamen Analyse durch das RKW Beratungsteam und der Unternehmensleitung, hat das Unternehmen an verschiedenen Stellen Verbesserungen umgesetzt: Die Datenbank der Unternehmenssoftware wurde zum Zeitpunkt der Inventur bereinigt, gleichzeitig wurden die bisher verwendeten individualisierten Belegtypen durch Standardbelege eines üblichen kaufmännischen Geschäftsprozesse ersetzt. Dazu war einiges an Programmieraufwand und Umlernen in allen Teams des Unternehmens erforderlich.

Die Lagerprozesse hat das Unternehmen so umgestaltet, dass jede Bewegung unmittelbar im System gebucht wird und die Warenbestände, die für Aufträge „unterwegs“ sind auf dem Schirm bleiben. Vor allem für die Rücknahme von nicht verwendeten Teilen hat das Lager einen sauberen Prozess aufgebaut.

Schließlich haben sich auch Auftragsmanagement und Ersatzteilservice zusammengesetzt und ihre Aufgabenteilung neu bestimmt. In diesem Zug sind einige Mitarbeitende aus dem Ersatzteilservice in das Auftragsmanagement gewechselt, wo sie nun Teil einer technischen Kompetenzgruppe für die verschiedenen Maschinenarten sind.

Wo die verschiedenen Teams bisher über eingescannte und gemailte Papierbelege miteinander kommuniziert hatten, greift nun ein Workflow, den das zentrale System nachvollziehbar steuert.

Der Aufwand für die Steuerung der Aufträge sinkt merklich und die Kolleginnen und Kollegen im Auftragsmanagement gewinnen wieder den Freiraum, die Kundenbeziehungen zu pflegen und Aufträge zu akquirieren.

Fazit:

Mit der Unterstützung des RKW Bayern Beratungsteams konnte die Unternehmensführung Schwachstellen in den Prozessen bestimmen. Die zusammen erarbeiteten Veränderungen wurden mit Augenmaß und unter Einbeziehung aller Beteiligten umgesetzt. Letztlich profitiert das gesamte Unternehmen sowohl in finanzieller Hinsicht, als auch im Hinblick auf  Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

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